2014年4月23日 星期三

《專.業.人 - 會計篇》如何儲存報稅文件?

如何儲存報稅文件?


本文於South China Morning Post - Education Post 2014年4月14日之《專.業.人 - 會計篇》刊出



很多客戶都曾經遇到過一個問題,就是如何儲存稅局要求的文件。大部份納稅人都知道,按照稅務條例第51C條的要求,我們要保存至少七年的紀錄,以方便當稅局有需要時,可以進行查核。

不過,甚麼是有關的記錄呢?正常的理解就是會計文件。但其他如支票存根、發票、銀行存款單或月結單,以至送貨文件等等都可以算是業務紀錄的一部份。這些資料或文件往往佔去了公司不少地方。而且,在電子商貿的年代,很多資料都被電子化了,那麼,究竟我們可否將原本的文件丟掉呢?


其實,稅務局曾表明過,納稅人可以將原本文件的圖像保存在唯讀光碟(即CDR)或唯讀型數碼多功能光碟中,而不把原本文件本身保存,不過有關做法是有條件性。包括有關的電子紀錄內的資訊,仍然可供日後參閱用途,而這些電子紀錄以原來產生、發出或接收時的規格保留,又或者是以另一種規格保留,但必須具有可準確表達原來產生、發出或接收的資訊的顯示能力。

當然,最重要的是,電子資料需要保留了如何找出電子紀錄的來源、接收終點、發出或接收日期及發出或接收時間的相關資訊,以方便供稅務局查閱。

或者有人會問,有些公司(如超市或連鎖店等)本身的資料已經是電子化的,是否又有其他處理方式呢?事實上,如果本身已經是電子紀錄,則無須轉換成紙張格式,再掃描在唯讀光碟或唯讀型數碼多功能光碟內。這些紀錄可以直接儲存在唯讀光碟或唯讀型數碼多功能光碟內。